Implementasi sistem informasi berkembang semakin pesat dalam kurun waktu satu dekade terakhir. Berbagai instansi dan organisasi mulai dari kantor pemerintahan, rumah sakit, kampus, perusahaan, dan sebagainya berbondong-bondong mulai menerapkan sistem digital. Gunanya untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas produktivitasnya. Namun sayangnya, belum seluruh instansi tersebut menerapkan integrasi sistem.
Sekilas Tentang Integrasi Sistem
Integrasi sistem merupakan kunci terwujudnya sebuah sistem informasi yang komprehensif. Untuk memaknai konsep ini, perhatikan ilustrasi berikut.
Sebuah rumah sakit telah melakukan digitalisasi untuk melakukan berbagai pencatatan. Mulai dari pendataan pasien masuk di IGD, instalasi rawat jalan (poli), dan instalasi rawat inap, keuangan, kepegawaian, dan farmasi. Namun, pencatatan secara digital tersebut masih dilakukan menggunakan aplikasi sederhana dan berdiri masing-masing unit.
Hal ini menyebabkan pihak manajemen pun masih harus melakukan pengecekan satu per satu. Pengambilan keputusan pun masih belum dapat dilakukan. Oleh karena itu, sistem di setiap unit tersebut perlu ‘dijahit’ agar membentuk sebuah Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) yang lebih utuh.
Dengan demikian, pasien IGD yang ternyata harus melakukan rawat inap pun dapat langsung diproses administrasinya cukup satu kali. Pun ketika nanti melakukan pembayaran, kasir hanya cukup memasukkan nomor rekam medis pasien untuk mendapat total biaya perawatan alih-alih harus masih mengonfirmasi dan menghitung secara manual ke unit terkait lainnya. Lebih jauh, tentu saja pihak manajemen pun jadi lebih mudah dalam melakukan pemantauan dan evaluasi. Keputusan atas proses bisnis maupun operasional RS lebih efektif dan efisien.
Proses ‘menjahit’ masing-masing sistem (aplikasi) tersebut agar menjadi satu kesatuan dan dapat saling berhubungan itulah yang disebut dengan integrasi sistem.
Pentingnya Integrasi Sistem
Pada dasarnya sebuah sistem yang terintegrasi ditujukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pekerjaan. Mengingat semakin kompleksnya kebutuhan koordinasi antarunit di sebuah instansi atau organisasi, maka kehadiran integrasi sistem pun semakin krusial kehadirannya.
Adapun rincian alasan pentingnya integrasi sistem adalah sebagai berikut:
1) Meningkatkan Kerja Sama Antarbagian
Sebuah badan tidak dapat berdiri sendiri-sendiri dan selalu ada bagian-bagiannya yang berkaitan antara satu dan lainnya. Seperti contoh, untuk melakukan penggajian seorang karyawan marketing, bagian HR akan membutuhkan beberapa data pendukung dari divisi pemasaran mengenai target yang dicapai, divisi personalia mengenai kehadiran, dan sebagainya.
2) Mempercepat Proses Komunikasi Antarunit
Integrasi sistem akan memudahkan pertukaran data antara satu bagian dengan bagian lainnya pada sebuah organisasi atau instansi. Dalam sebuah rumah sakit misalnya, petugas kasir dapat segera melakukan rekap total tagihan pasien sejak di IGD, rawat inap, dan farmasi hanya dalam hitungan menit saja.
Pun dalam instansi pemerintahan misalnya, antara kantor instansi yang satu dengan yang lainnya juga dapat berkomunikasi lebih mudah. Seperti misal, RSD membutuhkan data-data pasien baru. Cukup dengan memasukkan nomor KTP pasien, maka data kependudukan (sesuai keperluan) di Dinas Kependudukan pun dapat secara otomatis tercatat ke sistem di rumah sakit dalam waktu singkat.
3) Akses Data Secara Real Time
Sebuah sistem informasi dibuat untuk memungkinkan pengguna mengakses data secara real time. Seperti contoh adalah petugas Dinas Perhubungan dapat memantau secara langsung kondisi ruas jalan raya dari ruangan command center kantornya melalui integrasi antara CCTV di jalan tersebut dan sistem monitoring di kantor.
4) Kemudahan Pengambilan Kebijakan
Hal ini banyak dibutuhkan oleh pihak manajemen atau pengambil kebijakan. Seperti contoh adalah pemilik restoran dapat mengetahui dengan praktis menu apa yang menjadi favorit pelanggan sehingga perlu mengondisikannya dengan tim kitchen dan logistik, di rentang waktu mana pengunjung paling banyak datang, berapa laba bersih yang didapatkannya, dan lain-lain hanya melalui sebuah platform.
5) Optimalisasi Sumber Daya
Setiap teknologi pada dasarnya adalah untuk membantu kerja manusia, bukan untuk menggantikannya secara keseluruhan. Seperti contoh, sistem payroll akan membantu HR untuk melakukan penggajian secara lebih cepat dan mudah. Dengan demikian, lima orang staf HR yang sebelumnya harus selalu lembur untuk melakukan penghitungan manual penggajian 150 karyawan kini dapat memanfaatkan alokasi waktu dan tenaganya untuk lebih berfokus pada tujuan peningkatan mutu SDM itu sendiri seperti pengadaan pelatihan, konsultasi, dan sebagainya.
Konsep integrasi sistem merupakan konsep satu kesatuan sistem utuh yang terdiri dari berbagai sistem-sistem kecil di dalamnya yang saling berkaitan satu sama lainnya. Hal ini menyebabkan meningkatnya kerja sama antara satu unit kerja dengan lainnya, mempercepat arus informasi dan pertukaran data antarunit, memungkinkan pengaksesan data secara real time, pengambilan kebijakan lebih mudah dan praktis, dan mengoptimalkan serta menyederhanakan sumber daya. Dengan demikian, pada akhirnya sistem yang terintegrasi akan mencapai tujuan utama dari sebuah sistem informasi, yakni memberi informasi yang benar pada saat yang tepat.
Sumber Gambar: Unsplash
Bagikan artikel ini
Konsultasikan di nomor Whatsapp Kami