Agar seluruh proses yang ada di dalam sebuah perusahaan dapat berjalan lancar, sistem tata kelola harus bisa dijalankan dengan baik oleh setiap komponen atau stakeholder. Namun karena sistem tata kelola sangat kompleks, baik perusahaan ataupun lembaga membutuhkan pendukung berupa jasa aplikasi e-office. Apa sebenarnya e-office itu dan bagaimana perannya dalam mempermudah birokrasi?
Pengertian E-Office
Dikenal dengan nama lain Perkantoran Elektronik, e-office merupakan sebuah sistem aplikasi yang bertugas mengotomatiskan seluruh tata kelola yang ada. E-office dikembangkan untuk menggantikan proses birokrasi dan administrasi manual yang memakan waktu lebih lama untuk dijalankan dan kurang efisien.
E-office beroperasi dengan memanfaatkan jaringan komputer mulai dari jaringan internet, intranet, dan jaringan lainnya. Singkatnya, keberadaan e-office akan membantu dalam pelaksanaan tugas dan pengaturan kinerja setiap orang dalam sebuah perusahaan, lembaga, atau kantor.
Manfaat Penggunaan E-Office bagi Perusahaan dan Lembaga Pemerintahan
Pada dasarnya, sistem aplikasi e-office menggunakan modul yang dibuat sesuai dengan perusahaan atau lembaga yang menggunakannya. Untuk instansi pemerintahaan, berbagai keperluan pemberkasan dapat dikelola dengan menggunakan e-office. Seiring dengan semakin meningkatnya kebutuhan akan sistem tata kelola yang lebih efisien, kini modul e-office bisa digunakan oleh berbagai perusahaan untuk beragam kebutuhan.
Adapun manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan maupun lembaga dan instansi pemerintahan dengan menggunakan e-office antara lain:
- Mampu memperbaiki dan meningkatkan layanan dari pihak penyelenggara (dalam hal ini perusahaan/pemerintahan) kepada para pemangku kepentingan, khususnya dalam hal-hal yang berhubungan dengan efektivitas dan efisiensi kinerja
- Mampu meningkatkan transparansi dan akuntabilitas penyelenggara
- Mengurangi dengan signifikan jumlah biaya administrasi, relasi, serta interaksi yang dilakukan oleh penyelenggara untuk aktivitas harian. Salah satu contoh yang paling sederhana adalah dengan mengurangi penggunaan kertas/paperless.
Ada beberapa contoh aktivitas yang semakin mudah dilakukan dengan menggunakan e-office:
- Pengelolaan tata naskah dinas atau surat menyurat
- Pengelolaan keuangan
- Pengelolaan sistem kepegawaian
- Pengelolaan sistem presensi/absensi karyawan
- Pengelolaan sistem penggajian/payroll
Bagi sebuah perusahaan, pemanfaatan e-office dapat mempermudah penyimpanan dan pengolahan data. Adanya database membuat penyimpanan data menjadi terpusat dan lebih teratur. Ini tentu jauh lebih mudah dan lebih efisien ketimbang menyimpan berkas-berkas berupa kertas di dalam rak khusus.
Baik perusahaan maupun pemerintah dapat menciptakan sistem e-office-nya sendiri dengan menggunakan jasa aplikasi e-office.
Baca juga: Software House Surabaya, Solusi Jitu IT untuk Bisnis Anda
E-Office Sebagai Sarana Mempermudah Birokrasi
Peran e-office secara khusus sangat penting bagi pemerintahan, yakni untuk mempermudah proses tata kelola pemerintahan yang dikenal dengan istilah khusus yakni e-government. Penggunaan e-government adalah untuk meningkatkan mutu pelayanan publik dengan memanfaatkan teknologi informasi.
Dengan adanya sistem e-government, proses birokrasi yang tadinya rumit dan memerlukan waktu lama bisa dipersingkat. Contoh umum yang sudah bisa kita rasakan dan nikmati sekarang adalah adanya KTP elektronik dan tersedianya pendaftaran online untuk mengurus berbagai berkas. Belum lagi, adanya antrean online agar masyarakat yang memiliki urusan khusus ke kantor pemerintahan tidak perlu repot-repot datang mengambil nomor antrean.
Ada beberapa tujuan dari penggunaan e-government yakni:
- Membentuk jaringan informasi dan transaksi dalam pelayanan publik tanpa batas berupa sekat waktu maupun lokasi dengan biaya yang lebih terjangkau bagi masyarakat
- Membentuk hubungan interaktif antara pemerintahan dengan sektor di sekelilingnya
- Membentuk mekanisme saluran komunikasi antar lembaga negara
- Membentuk proses kerja dan sistem manajemen yang lebih transparan serta efisien sehingga layanan maupun transaksi antar lembaga dapat berjalan lebih lancar.
Pemanfaatan sistem e-office dalam bentuk e-government oleh pemerintahan tidak hanya membawa keuntungan bagi pemerintah itu sendiri, tetapi juga bagi masyarakat. Dengan adanya sistem ini, masyarakat bisa memantau secara langsung kinerja pemerintahan secara transparan dan aktual. Informasi terkait kinerja pemerintah bisa diakses dengan mudah. Biaya dari setiap proses kerja birokrasi juga dapat dikurangi.
Beberapa contoh penggunaan sistem e-government yang dilakukan di Indonesia adalah penerapan konsep smart city oleh Pemprov DKI Jakarta, Pandeglang, dan Bandung. Adanya sistem ini mempermudah pemerintah dalam memonitor kejadian secara real time seperti kondisi kemacetan jalan hingga bencana banjir.
Dengan segala keuntungan dan manfaat yang didapatkan dari penggunaan e-office, banyak perusahaan dan lembaga yang ingin mengintegrasikan sistem baru ini ke dalam organisasi kerja mereka. Namun, karena setiap perusahaan dan lembaga memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, Anda bisa mendapatkannya lewat jasa aplikasi e-office.
Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pembuatan perangkat lunak dan layanan IT, Profio Indonesia siap membantu Anda mewujudkan sistem e-office terbaik untuk bisnis Anda dengan menyediakan jasa aplikasi e-office melalui simara.id. Produk yang kami jual sudah diimplementasikan ke banyak tempat sehingga tak perlu diragukan kualitasnya. Konsultasikan terlebih dahulu kebutuhan Anda dengan tim kami melalui nomor WhatsApp 0813-5857-7736.
Sumber Gambar: Unsplash
Bagikan Artikel ini:
Konsultasikan di nomor Whatsapp Kami